Google Apps v. Office 365: Verwaltung von Inhalten und Dokumenten

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juni 2012 veröffentlicht. Er wurde bei Bedarf zusammen mit den zugehörigen Vergleichstabellen aktualisiert, um die neuesten Informationen für Google Apps und Office 365 wiederzugeben.

Zuvor habe ich in meiner laufenden Serie zum Vergleich von Google Apps und Office 365 mehrere Funktionsgruppen verglichen, angefangen bei ihren grundlegenden Produktivitätsanwendungen bis hin zu ihren E-Mail-, Messaging- und Kalenderprodukten. In diesem Segment werde ich verschiedene Aspekte der Inhalts- und Dokumentenverwaltungssoftware jedes Einzelnen vergleichen, hauptsächlich im Hinblick auf Funktionen, die zumindest einige überlappende Eigenschaften aufweisen, da festgestellt werden kann, dass die beiden Dienste in ihrem Ansatz von Natur aus unterschiedlich sind.

SharePoint Online, das als eigenständiges Produkt erworben werden kann, aber in verschiedenen Office 365-Plänen enthalten ist, ist eine leicht abgespeckte Version der On-Premise-Version von Microsoft für SharePoint 2010 und zielt darauf ab, Benutzerteams auf einer einzigen Plattform zusammenzuführen Zusammenarbeit bei Dokumenten mit gemeinsamer Produktivität (MS Office), Verbesserung der Verwaltung dieser Dokumente und Bereitstellung von Tools zum Entwerfen relevanter Geschäftsinhalte und optimierter Workflows in gut koordinierten Bereichen. Google Apps kann dies zumindest für eine einzelne Anwendung keinesfalls sagen. Man muss eine Kombination aus Google Text & Tabellen, dem Website-Service von Google Apps und bis zu einem gewissen Grad Google Drive verwenden, damit sie eine analoge Reihe von Funktionen wie SharePoint Online erhalten. Selbst wenn man dies tut, kann man jedoch feststellen, dass Google Apps nicht nur bestimmte Standards, die größere Unternehmen fordern, nicht erfüllt, sondern auch ein gewisses Maß an Kontinuität und Hegemonie, an das SharePoint-Benutzer gewöhnt sind. So starr dies auch klingen mag, es hilft tatsächlich, eine zusammenhängendere und vertrautere Umgebung zu schaffen (Unternehmensbenutzer hassen Überraschungen).

Warum also überhaupt einen Vergleich zwischen Google Apps und Office 365 in Bezug auf Dokument- und Inhaltsverwaltung anstellen, wenn die meisten wahrscheinlich schon einmal die Geschichte von David und Goliath gehört haben? Zum einen ist Google Apps möglicherweise eine mehr als akzeptable Lösung für kleinere Unternehmen und bis zu einem gewissen Grad angemessener, wenn eine Person den Zeit- und Kostenaufwand für die Verwaltung einer SharePoint-Bereitstellung berücksichtigt. So gut ein Produkt auch für SharePoint ist, ich würde sagen, dass die meisten Unternehmen die meisten der angebotenen Funktionen nicht vollständig nutzen. Zweitens hat ein Unternehmen in vielerlei Hinsicht die Möglichkeit, Google Sites so anzupassen, dass viele der Funktionen, die mit SharePoint Online sofort verfügbar sind, verwendet werden. Obwohl dies eine Strecke sein kann, kann man theoretisch die Google App Engine und Google Drive verwenden, um zumindest rudimentäre Komponenten zu erstellen, die SharePoint Online ähneln. Darüber hinaus kann eine Organisation auch Anwendungen aus dem Google Apps Marketplace einbinden, um Tools für Aktivitäten wie Projekt-, Aufgaben- und Kontaktverwaltung bereitzustellen. Ich werde dies jedoch für einen anderen Beitrag speichern.

Die Funktionen, die Google Apps und Office 365 - oder ich sollte sagen, Google Sites und SharePoint Online - am auffälligsten gemeinsam haben, betreffen das Seitenschema im Wiki-Stil von Sites und die Komponenten "Meine Websites" und "Mein Profil" von SharePoint. Auch hier überlässt Google Apps viel der Fantasie seiner Autoren, während SharePoint Online Vorlagen und universelle Verbundwerkstoffe verwendet, die als Webparts bezeichnet werden und modular gesteuert werden können und denen Benutzer Berechtigungen zugewiesen werden. Wenn dies alles ist, was eine Organisation aus einer Website herausholen möchte, ohne dass die Dokumentverwaltung oder Content-Design-Tools von SharePoint Online, wie das Intranet und öffentlich zugängliche Website-Websites, dringend benötigt werden, kann ich sagen, dass Google Apps die richtige ist bessere Wahl der beiden; wahrscheinlich nur wegen Kosteneinsparungen. Auf der anderen Seite ist SharePoint Online der klare Gewinner, wenn sich Ihr Unternehmen dazu verpflichtet fühlt, zwischenmenschliche Kommunikationsprobleme wirksam zu lösen und die Produktivität zu steigern.

Hier sind die Hauptmerkmale, die ich in der Tabelle abdecke

  • Co-Authoring / Zusammenarbeit von Dokumenten
  • Dokumentennavigation und -suche
  • Warnungen zu Dokumentänderungen
  • Mobile Dokumente
  • Offline-Dokumentensynchronisierung
  • Inhaltszusammenarbeit und Aufgabenverwaltung
  • Domain-Sites
  • Tools für soziale Inhalte
  • Sicherung von Inhaltsdaten

Das Diagramm ist sehr detailliert. Wenn Sie also eine Version bevorzugen, die auf dem Desktop gespeichert und bearbeitet werden soll, können Sie das Excel-Diagramm herunterladen. Wenn Sie eine Snapshot-Version anzeigen möchten, klicken Sie auf die Miniaturansicht unten, um sie in voller Größe zu öffnen.

Zugehöriges Tool :

TechRepublic Toolkit zum Kostenvergleich: Google Apps vs. Office 365

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