Umfassen Sie soziale Unternehmensnetzwerke mit Google+ Communities

Von David Politis

Bei BetterCloud sehen wir uns in Bezug auf alles, was mit Google zu tun hat, normalerweise auf dem neuesten Stand der Akzeptanz. Daher war es etwas überraschend, dass wir bis zum letzten Monat immer noch E-Mail-Verteilerlisten als unsere Form eines internen sozialen Netzwerks verwendeten. Erst als wir die Leistungsfähigkeit und den Datenschutz von Google+ Communities vollständig erkannt haben, haben wir diese Funktion als Ersatz für diese veralteten Listen angesehen.

Soziales Unternehmensnetzwerk

Für jedes Unternehmen, das auf der Google Apps-Plattform tätig ist, sollte die Verwendung einer Google+ Community als soziales Unternehmensnetzwerk (ESN) ein Kinderspiel sein. Mitarbeiter verbringen bereits den größten Teil ihres Arbeitstages in ihrem Posteingang. Warum also nicht ein interaktives Tool mit Benachrichtigungen bereitstellen, die in Google Mail angezeigt werden - und anderswo wie in Google Kalender, Google-Suchergebnissen und Google Drive? Während andere Anbieter wie Jive und Yammer verlangen, dass sich Benutzer an ein weiteres neues Produkt gewöhnen, lässt sich Google+ nahtlos in den Rest der Google Apps-Suite integrieren.

Darüber hinaus haben wir festgestellt, dass die tatsächliche Community das Teilen fördert. In der Vergangenheit haben wir mit der gemeinsamen Nutzung von Domains auf Google+ experimentiert, jedoch festgestellt, dass interne Beiträge in den Google+ Feeds unserer Mitarbeiter verloren gingen. Stattdessen bietet die Community einen einzigartigen Ort, an dem alle Aktualisierungen, Meilensteine, Ankündigungen und Nachrichten geteilt, kommentiert und gefeiert werden können.

Dieser Artikel ist auch als TechRepublic-Screenshot-Galerie verfügbar.

Installieren

Um mit Google+ Communities zu beginnen, besuchen Sie einfach Google+, indem Sie entweder oben in Ihrem Posteingang auf + Name klicken oder plus.google.com besuchen.

Klicken Sie dort auf die Registerkarte Startseite, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Community.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Community erstellen.

Wählen Sie aus, ob Ihre Community öffentlich oder privat sein soll. Wenn Sie die Community als ESN verwenden möchten, machen Sie die Community natürlich privat und wählen Sie dann einen Namen. Wir empfehlen außerdem, die Community vor den Suchergebnissen zu verstecken. Dies ist ein privates Netzwerk, das vertrauliche Unternehmensinformationen enthalten kann. Es ist wichtig, den Inhalt sowie die tatsächliche Community privat zu halten.

Nachdem Sie die Community erstellt haben, können Sie sie anpassen, indem Sie ein Profilbild, eine Beschreibung und Themenkategorien hinzufügen. Kategorien sind sehr wichtig, da Ihre Benutzer später Beiträge in der Community filtern können. Sie sollten in Betracht ziehen, verschiedene Kategorien für verschiedene Bürostandorte oder Abteilungen zu erstellen.

Laden Sie nach dem Anpassen der Community Ihre Mitarbeiter ein. Sobald ein Mitglied beigetreten ist, können Sie seinen Status von Mitglied zu Moderator oder Eigentümer aktualisieren, wenn Sie dies wünschen. Ein Eigentümer kann:

  • Kategorien hinzufügen und bearbeiten
  • Pfosten entfernen
  • Entfernen Sie Mitglieder aus der Community
  • Verbanne Mitglieder aus der Community

Ein Moderator verfügt über alle oben genannten Funktionen, außer dass er keine zusätzlichen Moderatoren hinzufügen oder die Community löschen kann. Sie können erwägen, Ihrem CEO oder einem Personalmanager zusätzliche Rechte zu gewähren.

Um ein Mitglied zum Moderator zu machen, warten Sie, bis es der Community beigetreten ist, und zeigen Sie dann Ihre Mitglieder an. Wählen Sie das gewünschte Mitglied aus und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Vom Mitglied zum Moderator befördern. Sobald ein Mitglied zum Moderator befördert wurde, können Sie es auf Wunsch erneut zum Eigentümer befördern.

Ihre Community ist jetzt aktiv. Starten Sie, indem Sie Ihren ersten Beitrag teilen.

Leute treffen

Um in der Community zu posten, haben Sie einige Möglichkeiten. Sie können direkt in die Community gehen und dort posten. Gehen Sie dazu zu Ihrem Google+ Profil, klicken Sie auf "Startseite", wählen Sie "Communitys" aus und klicken Sie in die ESN Ihrer Organisation. Schreiben Sie als Nächstes Ihre Nachricht, wählen Sie die entsprechende Kategorie aus und klicken Sie dann auf Teilen.

Sie können auch über Ihren Google+ Feed posten, wodurch Sie Zeit sparen. Um auf diese Weise zu posten, gehen Sie zu Google+ und klicken Sie oben auf der Seite auf Teilen. Schreiben Sie als Nächstes Ihren Beitrag, wählen Sie die Community aus, mit der Sie teilen möchten, und klicken Sie auf "Teilen".

Unabhängig davon, wie Sie teilen, erhalten Community-Mitglieder nach dem Absenden eines Beitrags eine Post-Benachrichtigung und besuchen hoffentlich die Community, um mitzumachen.

Benutzer können auch die Benachrichtigungseinstellungen ändern, um die Anzahl der Benachrichtigungen zu ändern, die sie erhalten: Standard, mehr oder weniger. Beachten Sie, dass Benutzer Benachrichtigungen vollständig deaktivieren können. Es gibt keine Möglichkeit für einen Community-Eigentümer oder Moderator, eine bestimmte Benachrichtigungsregel durchzusetzen.

Mitarbeiter auf dem Laufenden halten

Nachdem Ihre Mitarbeiter hoffentlich regelmäßig die Community teilen und besuchen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Vorteile der Communitys voll ausschöpfen.

Sie können beispielsweise Google Presentations direkt freigeben und in einen Community-Beitrag einbetten. Dies stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter Zugriff auf die Präsentation haben und diese anzeigen können.

Um eine Google-Präsentation in einer Google+ Community freizugeben, müssen Sie die Präsentation zuerst im Web veröffentlichen. Gehen Sie dazu in Datei | Veröffentlichen Sie im Web und wählen Sie dann Veröffentlichung starten.

Nachdem Sie auf Veröffentlichung starten geklickt haben, wird ein Fenster mit Einbettungscodes und Optionen angezeigt. Klicken Sie auf den Google+ Link, auf dem steht "Diesen Link teilen mit".

Ein Google+ Freigabe-Widget wird angezeigt, in dem Sie eine benutzerdefinierte Notiz hinzufügen und auswählen können, wo Sie die Präsentation freigeben möchten.

Sobald Sie auf "Beitrag mit eingebetteter Präsentation teilen" klicken, wird er in der Community angezeigt.

Communities bieten neuen Mitarbeitern auch einen guten Einblick in die Unternehmenskultur und vergangene Meilensteine. Ermutigen Sie neue Mitarbeiter, durch die Community zu blättern, um sich ein Bild von Ihrer Kultur, Ihren Erfolgen und Ereignissen in der Vergangenheit zu machen. Es ist eine großartige Möglichkeit für einen neuen Mitarbeiter, sich schnell auf den neuesten Stand zu bringen.

Abschließende Gedanken

Obwohl es immer schwierig ist, etwas Neues einzuführen, haben wir festgestellt, dass der Übergang von E-Mail-Listen zu einer Google+ Community ziemlich nahtlos verläuft. Wenn Sie etwas extrem Dringendes teilen müssen, von dem Sie wissen, dass es fast sofort gelesen wird, gibt es natürlich keinen Ersatz für E-Mails. Wenn Sie jedoch eine kollaborative Umgebung schaffen möchten, in der unterschiedliche Büros oder Teams zusammengeführt werden, ist Google+ Communities Ihre Antwort.


David Politis ist der Gründer und CEO von BetterCloud, dem Hersteller von FlashPanel, dem führenden Management- und Sicherheitstool für Cloud-fähige Organisationen, und der Google Apps-Ressourcenseite AsktheGooru.com. Folgen Sie BetterCloud auf Google+ unter bettercloud.com/plus.

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