DIY: Arbeiten Sie kostenlos mit Google Docs Discussions zusammen

Ich arbeite täglich an Dokumenten zusammen und war daher gespannt auf Google Docs Discussions, ein Tool für die Zusammenarbeit, das einen enormen Einfluss haben könnte. Google versucht, Google Apps zur führenden Business Office Suite-Lösung zu machen. Durch Hinzufügen von Diskussionen zu Dokumenten entsteht eine unglaublich geschäftsfreundliche webbasierte Office Suite. Und da Google Text & Tabellen kostenlos ist, ist dies für Heimwerker absolut sinnvoll.

Was Sie für die Zusammenarbeit mit Google Text & Tabellen benötigen

  • Ein Google Mail-Konto
  • Mitarbeiter mit Google Mail-Konten
  • Ein Google Text & Tabellen-Dokument

Funktionsweise von Google Text & Tabellen-Diskussionen

Das Google Docs-Tool für die Zusammenarbeit fügt Ihrem Dokument eine neue Ebene hinzu, die als Platz für die Diskussion des Dokuments dient. Nur Benutzer, die vom Dokumenteneigentümer eingeladen wurden, können an der Diskussion teilnehmen, es sei denn, die Diskussion wird öffentlich zugänglich gemacht.

Während der Zusammenarbeit können Sie Folgendes tun:

  • Besprechen Sie das Dokument mit eingeladenen Mitarbeitern.
  • Verstecken oder verschieben Sie das Diskussionsfenster und bearbeiten Sie das Dokument.
  • Bearbeiten, Löschen und Auflösen von Kommentaren von Mitarbeitern.
  • Chatten Sie mit anderen Mitarbeitern.

Es ist nicht sofort ersichtlich, wie die Diskussionsfunktion von Google Text & Tabellen für die Zusammenarbeit verwendet wird. Sobald Sie jedoch den Dreh raus haben, ist die Funktion ein unglaubliches Werkzeug für die Zusammenarbeit. Hier finden Sie Anweisungen und Tipps zur Verwendung der Google Discussions-Funktion in Google Text & Tabellen.

So verwenden Sie Google Text & Tabellen-Diskussionen

Melden Sie sich bei Ihrem Google Mail-Konto an und öffnen Sie das Dokument, das für die Zusammenarbeit verwendet werden soll. Um Mitarbeiter zur Teilnahme an der Diskussion einzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben, um das Fenster Einladen zu öffnen. Wenn das Einladungsfenster geöffnet wird, können Sie alle erforderlichen Mitarbeiter einladen ( Abbildung A ). Abbildung A.

Nachdem Sie die E-Mail gesendet haben, müssen alle eingeladenen Mitarbeiter die Einladungs-E-Mail anzeigen und auf den zugehörigen Link klicken. Sobald ein eingeladener Teilnehmer den Link öffnet, hat er Zugriff auf das Dokument und die Diskussion. Standardmäßig verfügt jeder Mitarbeiter über vollständige Dokumentberechtigungen (Lesen und Schreiben). Wenn Sie die Berechtigungen eines Mitarbeiters ändern möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Freigegeben und wählen Sie Freigegebene Einstellungen. In diesem Fenster können Sie den Status eines Teilnehmers bearbeiten, um die Berechtigungen wiederzugeben ( Abbildung B ). Sie können die Berechtigungseinstellungen jederzeit ändern. In diesem Fenster können Sie neue Teilnehmer zum Kollaborationsprozess einladen. Abbildung B.

Sie können den Datenschutz der Diskussion auch in "Öffentlich im Web", "Jeder mit einem Link" oder "Privat" ändern, indem Sie im Abschnitt "Datenschutz" auf den Link "Ändern" klicken.

Öffnen des Diskussionsfensters Der nächste Schritt besteht darin, das Diskussionsfenster durch Klicken auf die Schaltfläche "Diskussionen" zu öffnen. Das Diskussionsfenster kann Ihr gesamtes Dokument abdecken. Wenn Sie oben im Diskussionsfenster auf klicken, können Sie das Fenster verschieben, um Diskussionen anzuzeigen und am Dokument zu arbeiten ( Abbildung C ). Sie können die Größe des Diskussionsfensters nicht ändern, daher müssen Sie es strategisch platzieren, um die Fläche Ihres Bildschirms zu maximieren. Wenn das Diskussionsfenster Ihr Dokument abdeckt, werden Sie feststellen, dass das Fenster beim Scrollen in Ihrem Dokument transparent wird. Wenn Sie aufhören zu scrollen, wird das Diskussionsfenster erneut angezeigt. Abbildung C.

Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.

Wenn Sie ein Dokument bei geöffnetem Diskussionsfenster bearbeiten möchten, müssen Sie sicherstellen, dass das Fenster das Dokument nicht abdeckt. Wenn das Diskussionsfenster im Weg ist (dies ist der Fall, wenn beim Anzeigen des Dokuments der Text durch ein durchscheinendes blaues Feld über dem Text liegt), wird das Diskussionsfeld erneut angezeigt, wenn Sie auf den Text klicken.

Dies ist die einzige Möglichkeit, das Diskussionsfenster geöffnet zu halten und gleichzeitig in Ihrem Dokument zu arbeiten. Verschieben Sie die Diskussion einfach aus dem Text.

Besprechen Sie das Dokument

Öffnen Sie das Diskussionsfenster, geben Sie Ihren Kommentar ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Posten". Alle Mitarbeiter sehen Ihren Beitrag sofort. Während des Diskussionsprozesses werden alle Beiträge gespeichert und sind lesbar. (Diskussionen werden nicht im Chat-Bereich angezeigt.)

Standardmäßig werden alle Google Docs Discussions-Beiträge per E-Mail an alle Mitarbeiter gesendet. Wenn Sie diesen Prozess ändern möchten, können Sie auf das Dropdown-Menü Diskussionen klicken und dann Einstellungen für Diskussionsbenachrichtigungen auswählen. Im neuen Fenster können Sie festlegen, wie Benachrichtigungen, wenn überhaupt, gesendet werden sollen ( Abbildung D ). Google empfiehlt nicht, die Benachrichtigungen für Teilnehmer auszuschalten. Möglicherweise haben Sie jedoch Teilnehmer, die diese E-Mail-Benachrichtigungen nicht erhalten möchten. Abbildung D.

Diskussionen auflösen Die Fähigkeit, Diskussionen aufzulösen, ist eine der besten Funktionen des Tools. Angenommen, Sie führen eine Diskussion über einen bestimmten Aspekt eines Dokuments, und dieser Aspekt wird irgendwann in der Diskussion gelöst. Sie können dies anzeigen, indem Sie im Dropdown-Menü Diskussionen die Option Auflösen auswählen. Es wird eine Überlagerung angezeigt, mit der Sie einen Diskussionsthread entweder abbrechen oder als gelöst markieren können. Sobald eine Diskussion als gelöst markiert ist, kann niemand eine Antwort auf diesen Thread posten. Jeder an der Diskussion beteiligte Mitarbeiter kann einen Thread als gelöst markieren. Diskussionen bearbeiten oder löschen

Um eine Diskussion innerhalb eines Threads zu bearbeiten, klicken Sie auf das dem Thread zugeordnete Dropdown-Menü und wählen Sie Bearbeiten. Wenn Sie dies tun, wird der Text in der Diskussion zur Bearbeitung geöffnet.

Um eine Diskussion innerhalb eines Threads zu löschen, klicken Sie auf das dem Thread zugeordnete Dropdown-Menü und wählen Sie Löschen. Glücklicherweise hat Google es so gemacht, dass nur der Urheber eines Diskussionsthreads einen Thread löschen kann.

Chatten Sie über die Zusammenarbeit

Wenn Sie Kommentare abgeben möchten, aber nicht unbedingt im Rahmen der Kollaborationsdiskussion, können Sie den Chat-Bereich verwenden. In der Liste der Teilnehmer können Sie den Chat-Bereich (auf der rechten Seite des Dokumentfensters) öffnen und mit dem Chat über die Zusammenarbeit beginnen. Diese Chats werden nicht in der Dokumentendiskussion gespeichert.

Im Web veröffentlichen

Wenn Sie auf das Dropdown-Menü Freigeben klicken, können Sie Das Dokument im Web veröffentlichen auswählen. Bevor Sie Ihr Dokument im Web veröffentlichen, sollten Sie sorgfältig überlegen, ob jeder das Dokument sehen kann.

Beenden einer Kollaborationssitzung Wenn Kollaborateure das Dokument schließen, werden sie nicht mehr in der Dropdown-Liste über dem Chat-Bereich angezeigt. Solange ein Mitarbeiter den Einladungslink speichert, kann er jederzeit wieder an der Diskussion teilnehmen.

Selbst wenn alle Mitarbeiter und der Eigentümer des Dokuments die Diskussion verlassen und das Dokument geschlossen haben, bleibt die Diskussion über die Zusammenarbeit ein Teil des Dokuments. Wenn ein Mitarbeiter das Dokument öffnet, kann er die Diskussion anzeigen.

Zusammenfassung

Diese neuen Funktionen für die Zusammenarbeit machen Google Text & Tabellen zu einem ernsthaften Konkurrenten für Microsoft Office und LibreOffice, insbesondere für alle, die unterwegs eine Office-Suite und ein Tool für die Zusammenarbeit benötigen. Und da die Google Docs Discussions-Funktion nichts kostet, ist sie für Baumärkte absolut sinnvoll.

Ist Google Text & Tabellen fast der perfekte Ersatz für die teureren, weniger mobilen Lösungen? Sagen Sie uns Ihre Meinung in der Diskussion.

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