Definieren Sie Google Drive basierend auf Ihren Anforderungen

Ermitteln Sie, wie Ihre Organisation und Ihre Nutzer mit Google Drive arbeiten, und konfigurieren Sie dann Apps und Einstellungen, um deren Anforderungen zu erfüllen.

Hier ist ein Vokabeltest mit einer Frage für Sie:

Der Begriff "Google Drive" bedeutet __________.

  1. Speicherung wie im "Google Drive-Dateispeichersystem".
  2. Browser-Apps wie unter "Erstellen eines neuen Dokuments durch Anmelden bei Google Drive unter drive.google.com".
  3. Eine Dateisynchronisierungs-App wie unter "Öffnen Sie Google Drive unter Windows / Mac, um auf Ihre Dateien zuzugreifen".
  4. Eine mobile App wie unter "Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten mit der Google Drive-App auf Ihrem Telefon".
  5. Alles das oben Genannte

    Natürlich ist "5" richtig. Google Drive verweist möglicherweise auf eines dieser vier Elemente.

    Die Verwirrung beenden

    Die mehrfachen Definitionen von "Google Drive" können Verwirrung stiften. Wenn Sie eine Person anweisen, "die Datei mit Google Drive zu öffnen", sollte sie dann einen Browser oder eine App öffnen? Beide Aktionen öffnen "Google Drive", lassen den Benutzer jedoch in unterschiedlichen Umgebungen. Die Unterscheidungen sind für einen Benutzer, der versucht zu arbeiten, von geringer Bedeutung. Der Unterschied spielt jedoch eine Rolle. Wenn Sie eine native Word-Datei mit Google Drive im Browser öffnen, wird die Datei angezeigt, und der Benutzer kann eine völlig neue, konvertierte Datei im Google Text & Tabellen-Format erstellen. Es gibt jetzt zwei Dateien anstelle von einer. Eine im Google Text & Tabellen-Format und eine im Word-Format. Dies kann zu mehr Verwirrung und Frustration führen.

    In der Regel wird Google Drive auf zwei Arten verwendet:

    1. Zum Speichern von Microsoft Office-Dokumenten oder
    2. So erstellen, bearbeiten und speichern Sie native Google- (oder Web-) Dokumente über einen Browser.

    Organisationen, die über Microsoft Office hinausgegangen sind, haben es einfach. Google Drive speichert die Dateien des Unternehmens und bietet Zugriff auf die Apps, die zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten erforderlich sind. Ohne Microsoft Office besteht kaum Verwirrung.

    Die Herausforderung tritt in Organisationen auf, die Google Apps für E-Mail und freigegebenen Kalender verwenden und dennoch die Microsoft Office-Suite für Dokumente verwenden. In diesen Einstellungen dient Google Drive lediglich zum Speichern von Microsoft Office-Dokumenten. Hier können die vielfältigen Bedeutungen von "Google Drive" Verwirrung stiften.

    Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Nutzer Google Drive verwenden, bitten Sie einen Nutzer, ein neues Dokument zu erstellen. Wenn sie Microsoft Word öffnen, verwenden sie wahrscheinlich Google Drive als Speicher. Wenn sie einen Browser verwenden, nutzen sie die volle Leistung der Google Drive-Apps. (Mir ist bekannt, dass einige Organisationen beide verwenden: Office für formatierte Dokumente und Drive for Collaboration. Benutzer, die dies tun, sind technisch ziemlich kompetent.)

    Hier erfahren Sie, wie Sie mögliche Verwirrung und Probleme in jeder der beiden Umgebungen minimieren können.

    Benutzer von Microsoft Office-Dokumenten sollten über die Drive-Desktop-App oder die mobile Quickoffice-App auf Drive zugreifen

    1. Speichern Sie Microsoft Office-Dokumente

    Wenn Ihre Organisation Google Apps for Business für E-Mail und Kalender sowie die Microsoft Office-Suite für Dokumente verwendet, empfehlen wir Ihnen, Ihr System so einzurichten, dass es mit Dokumenten arbeitet.

    ein. Installieren Sie Google Drive auf Mac / Windows-Systemen für die Dateisynchronisierung

    Installieren Sie die Google Drive-App (verfügbar für Mac und Windows). Bringen Sie den Benutzern bei, beim Öffnen oder Speichern von Office-Dokumenten auf Drive zuzugreifen: auf Mac-Systemen mithilfe des Mac Finder; Verwenden Sie auf Windows-Systemen das "Startmenü" (oder die Kachel, wenn Sie Windows 8 verwenden).

    b. Verwenden Sie QuickOffice für Google Apps Business auf Smartphones und Tablets

    Mit den mobilen QuickOffice-Apps (verfügbar für Android und iOS) können Benutzer Office-Dokumente bearbeiten, ohne das Dokument in das native Google Document-Format konvertieren zu müssen. Dies hilft Benutzern, das oben beschriebene Problem "Mehrfachdokument" zu vermeiden. Auf dem Gerät erstellte Dateien liegen in Microsoft Office- oder einfachen ".txt" -Formaten vor, die alle mit Microsoft Office auf Mac- oder Windows-Systemen geöffnet werden können.

    Benutzer ohne Microsoft Office sollten über das Web oder die mobile Google Drive-App auf Drive zugreifen

    2. Arbeiten Sie mit nativen Google-Dokumenten

    Die Dinge sind einfacher, wenn Ihr Unternehmen Microsoft Office vollständig entfernt hat und sich bei E-Mail-, Kalender- und Dokumentenzusammenarbeit vollständig auf Google Apps for Business verlässt.

    ein. Verwenden Sie einen Browser für alle Dateiaktivitäten auf Mac / Windows-Systemen

    Erstellen, bearbeiten und teilen Sie Dateien in einem Browser unter http://drive.google.com. (Ich empfehle die Verwendung des Chrome-Browsers.) Google bietet unter http://learn.googleapps.com/tour-drive eine hilfreiche interaktive Tour zu den Funktionen von Google Drive und Docs.

    (Hinweis für fortgeschrittene Benutzer: Denken Sie daran, dass Benutzer über das Menü "Mehr" über den Google Marketplace auf vom Administrator installierte Apps zugreifen können. Auf diese Weise greife ich beispielsweise auf die MindMeister Mind-Mapping-Webanwendung zu.)

    b. Verwenden Sie Google Drive-Apps auf Smartphones und Tablets

    Mit den mobilen Apps von Google Drive (verfügbar für Android und iOS) können Benutzer Google-Dokumente auf Smartphones und Tablets bearbeiten. Auf dem Gerät erstellte Dateien liegen in "nativen" Google-Dokumentformaten vor und können zur Anzeige oder Bearbeitung für andere freigegeben werden.

    Ein Hinweis für Hauptbenutzer: Natürlich hindert nichts Benutzer daran, überall mit Dateien zu arbeiten (dh in der Windows / Mac-App von Google Drive, in QuickOffice, in mobilen Apps von Google Drive und in der Browser-App drive.google.com). Technisch versierte Benutzer sollten kein Problem damit haben, mit jedem dieser Tools zu arbeiten und bei Bedarf zwischen ihnen zu wechseln.

    Endeffekt

    In einer idealen Welt spielen Dateiformate keine Rolle: Google Drive-Benutzer können Microsoft Office- und native Google Doc-Dateien öffnen und bearbeiten, ohne "konvertierte" Kopien zu erstellen. Es gibt Anzeichen dafür, dass Google auf diese Welt hinarbeitet. (Im Juni 2013 gab François Beaufort bekannt, dass der Entwicklerkanal von Chrome OS die native Bearbeitung von Microsoft Office-Dateien ermöglicht.) Wählen Sie bis dahin die richtigen Google Drive-Tools für Ihre Nutzer aus, damit diese wissen, was Sie meinen, wenn Sie sagen: " Speichern Sie es in Google Drive. "

    Lesen Sie auch:

    • Mit Google Drive um die Schlaglöcher steuern
    • Zehn Möglichkeiten, um Ihr Google Drive zu maximieren
    • Fünf Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen die Akzeptanz von Google Drive verbessern kann

    © Copyright 2020 | mobilegn.com