Kontinuierliche Innovation in Google Apps ist es ein Segen oder ein Fluch?

Wenn Sie im Google Mail-Team-Blog oder im Google Apps Update Alerts-Blog surfen, werden Sie feststellen, dass Google Apps etwa einmal pro Woche an neuen Funktionen, Tools oder Benutzeroberflächen angepasst wird. Zu den jüngsten Änderungen an Google Apps gehören das Hinzufügen von Terminslots zum Kalender, das gleichzeitige Tätigen von Anrufen mit Google Voice und das Anfordern von Lesebestätigungen über Google Mail. Die neuen Funktionen werden automatisch angezeigt. Es muss nichts installiert oder gekauft werden. Diese Art der neuen Funktionsversion ist nicht spezifisch für Google Apps. Andere beliebte Webanwendungen wie Twitter und Facebook aktualisieren ihre Anwendungen auf die gleiche Weise.

Google nennt diesen Prozess "kontinuierliche Innovation" und vermarktet ihn als Vorteil von Google Apps. Das schnelle Freigeben neuer Funktionen und das Aktualisieren des Produkts ist großartig, aber es gibt auch einen Nachteil dieser ständigen Änderung, über die Google nicht spricht, nämlich die Notwendigkeit, Schulungsmaterialien ständig zu aktualisieren und Kommunikation an Benutzer zu senden.

Vorteile kontinuierlicher Innovation

Updates ohne Gebühr

Im Gegensatz zum Kauf der neuesten Version eines Betriebssystems oder der neuesten Version von Adobe Photoshop fallen für den Zugriff auf die neuesten Softwareupdates und Innovationen in Google Apps keine Gebühren an. Die 50 US-Dollar pro Nutzer und Jahr beinhalten die monatlichen Updates der Anwendung. Für diejenigen, die die kostenlose Version von Google Apps verwenden, sind die Upgrades ebenfalls kostenlos.

Keine Arbeitskosten

Wenn eine neue Funktion wie verschachtelte Labels für Google Mail veröffentlicht wird, wird die Version von einem Team von Google-Ingenieuren verwaltet. Die lokalen IT-Administratoren müssen keine Zeit damit verbringen, Patches freizugeben oder neue Software auf jeder einzelnen Station zu installieren. Bei einigen Funktionen, wie der neuen Funktion zum Lesen von Belegen, klicken die Systemadministratoren einfach auf eine Schaltfläche, um die Funktion zu aktivieren oder zu deaktivieren. Dies spart der IT-Abteilung Zeit, sodass sie sich auf die Bereitstellung von IT-Lösungen und den Support bei anderen IT-Herausforderungen konzentrieren kann.

Nutzen Sie die neueste Technologie

Durch regelmäßige Veröffentlichungen neuer Technologien kann Google die neuesten Webtechnologien wie HTML 5 und VOIP-Integration nutzen. Benutzer in modernen Browsern, die HTML 5 unterstützen, haben sofort Zugriff auf Funktionen wie Drag & Drop-Anhänge sowie das Kopieren und Einfügen von Bildern aus dem Web in den Text einer E-Mail.

Funktionsanfragen werden schneller berücksichtigt

Durch kontinuierliche Innovation werden Funktionsanforderungen wie Lesebestätigungen, bcc-Sichtbarkeit und Unterstützung für Rich-Text-Signaturen schnell in das System integriert. Google bittet Nutzer routinemäßig um Produktfeedback und integriert diese Funktionen dann in das Produkt. Viele Menschen sind überrascht, dass viele ihrer Funktionsanfragen verfügbar sind, indem bestimmte Google Mail- oder Google Kalender-Labors aktiviert werden.

Der Urknall passiert nur einmal

Nach der ersten Bereitstellung von Google Apps muss sich die IT-Abteilung nicht mehr auf die nächste Version der Software vorbereiten. Dies bedeutet auch, dass Benutzer keine Zeit damit verbringen müssen, völlig neue Versionen der Software zu erlernen. Sie müssen nur ein oder zwei neue Funktionen pro Monat lernen.

Nachteile kontinuierlicher Innovation

Aktualisieren des Schulungsmaterials

Neue Feature-Releases wirken sich auf Schulungsmaterial wie Benutzerhandbücher, Hilfedokumentation und E-Learning-Videos aus. Wenn eine neue Funktion veröffentlicht wird, müssen dem vorhandenen Schulungsmaterial Anweisungen hinzugefügt werden. Bei großen Änderungen an der Benutzeroberfläche müssen die meisten Screenshots und eLearning-Videos neu erstellt werden. Die Verwendung alter Screenshots mit neuen schriftlichen Anweisungen ist für die Benutzer verwirrend. Google aktualisiert seine Schulungsunterlagen auf learn.googleapps.com. Jede einzelne Organisation ist jedoch dafür verantwortlich, die Kopien der Schulungsunterlagen zu aktualisieren, die sie auf ihren eigenen internen Servern oder Websites speichern.

Weitere E-Mails zur IT-Kommunikation

Google Apps-Nutzer, die sich im "geplanten Veröffentlichungszyklus" befinden, haben eine Verzögerung von zwei Wochen vor der Veröffentlichung neuer Funktionen. Sie können diese Zeit nutzen, um Schulungsunterlagen zu aktualisieren und ihren Benutzern Mitteilungen über diese Änderung zu senden. Dies beinhaltet die Erstellung von Geschäftsprozessen für die Kommunikation dieser Updates.

Unterauslastung neuer Funktionen und verwirrte Benutzer

Wenn Unternehmen nicht ordnungsgemäß kommunizieren und Mitarbeiter über die neuen Funktionen schulen, werden viele der Funktionen nicht ausreichend genutzt. Mitarbeiter können auf diese Funktionen stoßen oder sich im Allgemeinen verwirrt fühlen, wenn sich die Benutzeroberfläche ändert und die Position des Kontaktlinks den Bildschirm um 200 Pixel nach oben bewegt. Wenn sich die Helpdesk-Mitarbeiter nicht in der Kommunikationsschleife befinden, informieren sie möglicherweise die Benutzer falsch und bieten ungenauen Support.

Was macht Google dagegen?

Google steht zu seinem Engagement für kontinuierliche Innovation. Erwarten Sie daher keine Änderung des Veröffentlichungsplans. Im vergangenen Jahr hat Google jedoch mehrere Ressourcen veröffentlicht, um Benutzer bei der Einführung neuer Versionen zu unterstützen:

  • Was ist neu? Kalender: Dieser Kalender zeigt die kommenden Versionen neuer Funktionen für Google Apps.
  • Geplante Veröffentlichung im Vergleich zum Zeitplan für die schnelle Veröffentlichung: Google Apps-Administratoren können entweder den geplanten Veröffentlichungszyklus oder den Schnellfreigabezyklus auswählen. Diejenigen, die sich im Schnellzyklus befinden, erhalten die neuen Updates, sobald sie bereit sind. Diese Domänen im geplanten Veröffentlichungszyklus haben eine zusätzliche Woche oder zwei Wochen Zeit, um ihre Benutzer und ihr Schulungsmaterial auf die Änderung vorzubereiten.
  • Aktualisierte Hilfe: Die neu gestaltete und aktualisierte Hilfe enthält aktuelle Anweisungen zur Verwendung aller Hunderte von Funktionen in Google Apps.

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