Prost und Spott für Google Groups for Business

Google Groups ist die Anwendung in Google Apps, mit der Mailinglisten erstellt und Dokumente, Kalender und Websites für Personengruppen freigegeben werden können. Gruppen können entweder nur von Google Apps verwaltet werden oder "Benutzerverwaltete Gruppen" können aktiviert werden, sodass einzelne Benutzer ihre eigenen Verteilerlisten erstellen und verwalten können. Gruppen können auch als Problemumgehung für freigegebene Postfächer und zum Verwalten kleiner externer Mailinglisten und Kommunikationen verwendet werden.

Ein Punkt der Verwirrung in Bezug auf Google Groups ist, dass Google drei verschiedene Anwendungen in Google Apps hat, deren Titel das Wort "Gruppen" enthält.

  • Benutzerverwaltete Google-Gruppen: Dies ist das eigenständige Google Apps-Produkt, mit dem Benutzer ihre eigenen Verteilerlisten erstellen und verwalten können.

  • Gruppenabschnitt der Admin-Systemsteuerung: Dies ist der Abschnitt der Google Admin-Systemsteuerung, in dem Administratoren Verteilerlisten erstellen und die Gruppenmitgliedschaft verwalten können.

  • Persönliche Kontaktgruppen: Benutzer können persönliche Kontaktgruppen in ihrem Google Mail-Kontaktmanager erstellen. Diese Gruppen können nur von dem Benutzer verwendet werden, der die Gruppe erstellt hat.

Ursprünglich entwickelte Google Groups als Community-Management-Plattform für Clubs, Organisationen und Veranstaltungen. Google Apps hat eine separate Gruppenfunktion hinzugefügt, die nur von den Administratoren verwaltet werden kann.

Als Google begann, Google Apps for Business (das als Google Apps Premier bezeichnet wurde) von seinem kostenlosen Google Apps-Produkt (Google Apps Standard) zu unterscheiden, veröffentlichten sie das vom Benutzer erstellte Google Groups-Produkt, das eine Kombination aus der Benutzeroberfläche des Google Groups-Verbraucherprodukts und die interne Mailinglistenfunktion.

Hier ist ein Video, in dem Google Groups erklärt wird:

Prost auf Google Groups

Abonnementoptionen

Mit Google Groups können Gruppenmitglieder eine von vier Abonnementoptionen für Gruppennachrichten auswählen. Auf diese Weise können Benutzer entscheiden, wie die Nachrichten ihrer Gruppe in ihre Mailbox fließen sollen. Benutzer wählen wahrscheinlich "E-Mail" -Zustellung für Gruppen, die als freigegebene Postfächer eingerichtet sind, und "E-Mail kürzen" oder "Keine E-Mail" für soziale Gruppen oder Freizeitgruppen.

Administratorsteuerung über vom Benutzer erstellte Gruppen

Wenn ein Google Apps-Administrator entschieden hat, von Nutzern erstellte Gruppen zu aktivieren, muss er nicht die gesamte Kontrolle aufgeben. Der Administrator kann die Gruppennutzung einschränken, sodass Benutzer Benutzer zu Gruppen außerhalb der Domäne einladen können oder nicht. Der Administrator kann den Gruppennamen auch eine eindeutige Kennung hinzufügen, damit sie leicht identifiziert werden können. Alle vom Benutzer erstellten Gruppen werden auch im Abschnitt "Gruppen" der Admin-Systemsteuerung angezeigt, damit der Administrator eine Gruppe verwalten kann, wenn die Gruppenbesitzer nicht anwesend sind.

Freigeben von Kalenderereignissen, Dokumenten und Websites

Gruppen-Mailinglisten sind eine großartige Möglichkeit, einen Kalender, ein Kalenderereignis, Google Text & Tabellen, eine Google Doc Collection oder eine Google Site schnell freizugeben, ohne die E-Mail-Adresse jeder Person manuell hinzufügen zu müssen.

Hohn für Google Groups

Ausländische Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche für Google Groups ähnelt nicht der Benutzeroberfläche für andere Google-Anwendungen. Nicht nur die Benutzeroberfläche stimmt nicht überein, auch das Vokabular stimmt nicht mit anderen Teilen von Google Apps überein. Zum Beispiel gibt es einen Abschnitt namens "Zugriffseinstellungen". In Google Text & Tabellen wird diese Art von Einstellung als "Sichtbarkeitseinstellungen" bezeichnet. Die fremde Benutzeroberfläche und die Begriffe können für allgemeine Endbenutzer verwirrend sein.

Keine Anwendungsfälle beim Erstellen von Google Groups

Wenn ein Nutzer eine neue Google-Gruppe erstellt, werden ihm vier verschiedene Gruppentypen angezeigt.

Diese Gruppentypen definieren die Zugriffsebenen und Einschränkungen für die Gruppe. Leider leiten die Gruppennamen und -beschreibungen die Benutzer selbst nicht darüber, welche Art von Gruppe erstellt werden soll. Google sollte Beispiele aus der Praxis bereitstellen, wie diese Gruppen verwendet werden. Beispiel: "Wählen Sie Team, wenn Sie einen der folgenden Gruppentypen erstellen - Abteilungs-Mailingliste, Projekt-Mailingliste, Teamliste oder freigegebenes Postfach".

Trennen Sie die Verbindung zwischen Gruppen und Google Mail

Zwischen Google Groups und dem Google Mail-Posteingang besteht eine Unterbrechung. Wenn ein Benutzer Gruppeninhalte anzeigen möchte, muss er eine separate Gruppenanwendung öffnen oder einen Filter erstellen, um alle Gruppennachrichten in eine bestimmte Bezeichnung zu filtern. Benutzer müssen außerdem ein "Antwort als" -Konto einrichten, wenn sie im Namen einer Gruppen-E-Mail-Adresse antworten möchten.

Das Google Mail- und Gruppenteam sollte eine Art Gadget erstellen, das die Daten und Nachrichten in Google Groups mit dem Google Mail-Postfach verbindet. Google Groups sollte auch eine Option bereitstellen, damit die Antwortadresse automatisch zu Google Mail hinzugefügt wird, wenn eine Gruppe als freigegebenes Postfachkonto eingerichtet wird.

Braucht Arbeit

Letztendlich ist für Google Apps-Nutzer eine Mailinglistenfunktion erforderlich, und Google Groups kann diese Anforderungen erfüllen. Die schlechte Benutzeroberfläche, die nicht hilfreiche Nomenklatur und die umständliche Integration von Google Mail und Gruppen verhindern jedoch, dass dieses Tool mehr als nur als interne Mailinglistenanwendung fungiert.

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