Best Practices für Going Google: Konfigurieren und Testen der Google Apps-Suite

Von David Politis

Sie haben die Entscheidung getroffen, ein für alle Mal auf Google zu gehen. Sie haben Ihre Mitarbeiter an Bord geholt und sich auf den Umzug vorbereitet. Wie geht es weiter?

Vorherige Teile dieser Serie:
  • Best Practices für Going Google: Vorbereitung

Google Apps konfigurieren

Kauf von Lizenzen

Nachdem Sie sich für "Google" entschieden haben, ist es Zeit, mit der Ausführung des Umzugs zu beginnen. In erster Linie müssen Sie Google Apps-Lizenzen für die Nutzer Ihrer Domain erwerben. Obwohl Sie Lizenzen pro Benutzer erwerben können, empfehlen wir, Lizenzen für alle vorhandenen Mitarbeiter gleichzeitig zu erwerben. Sie haben sich verpflichtet, auf Google umzusteigen. Machen Sie also die finanzielle Verpflichtung und beginnen Sie mit der Migration. Außerdem können Sie Funktionen in Ihrer Domain wie Google Groups nicht vollständig einrichten, ohne zuvor für jeden Mitarbeiter eine Lizenz erworben zu haben.

Wie in Teil 1 dieser Serie erläutert, können Sie Sitzplätze über einen Wiederverkäufer oder direkt über Google erwerben. Die Komplexität Ihrer Migration, die Datenmenge, die Sie für die Migration benötigen, und der Komfort, den Ihre Mitarbeiter mit Google-Produkten wie Google Mail für Verbraucher haben, bestimmen hier Ihre Entscheidung.

Rufen Sie den Google Apps-Setup-Assistenten auf

Melden Sie sich nach dem Kauf von Benutzerlizenzen in Ihrem Konto an und rufen Sie die Registerkarte Setup in der Google Apps-Systemsteuerung auf. (Um von Ihrem Google Mail-Posteingang aus auf die Systemsteuerung zuzugreifen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie dann Diese Domain verwalten aus. ) Sobald Sie hier sind, werden Sie durch den ausführlichen Setup-Assistenten von Google geführt.

Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Schritt sorgfältig durchgehen und in jedem Abschnitt die entsprechenden Einstellungen auswählen. Sie sollten jedoch keine E-Mails im Abschnitt "Apps einrichten" einrichten, da sonst alle eingehenden E-Mails an Google Apps und nicht an Ihren aktuellen Mailserver übermittelt werden. Sie können nach Abschluss der Migration zum Setup-Assistenten zurückkehren und E-Mails für sich und Ihre Benutzer einrichten.

Testen von Google Apps

Melden Sie sich an und machen Sie sich mit Google Apps vertraut

Obwohl Sie in Ihrem Google Apps-Konto keine E-Mails empfangen können (dies geschieht erst, wenn Sie Ihre MX-Einträge umleiten), sollten Sie einige Stunden damit verbringen, die Google Apps-Suite einschließlich der Verwaltungstools in der Systemsteuerung und vollständig zu erkunden Produkte von Drittanbietern auf dem Google Apps Marketplace. Sicher sein zu:

  • Verfassen Sie eine E-Mail
  • Erstellen Sie ein Dokument, ein Blatt und eine Folie
  • Richten Sie Ihr Google+ Profil ein und führen Sie einen Google Hangout durch
  • Durchsuchen Sie E-Mail-Einstellungen wie Beschriftungen, Filter und Ordner
  • Machen Sie sich mit Google Talk vertraut

Richten Sie das Google Apps-Migrationstool ein

Nachdem Sie sich auf der grundlegendsten Ebene mit Google Apps vertraut gemacht haben, ist es an der Zeit, Daten von Ihrem Altsystem auf Google Apps zu migrieren. Wenn Leute über die Migration von Daten in Google Apps sprechen, bedeutet dies in der Regel E-Mail, Kalender und Kontakte. Darum geht es hier. Wir empfehlen, Ihre Daten und die Daten mindestens einer anderen Person, vorzugsweise eines "nicht technischen" Mitarbeiters, zu migrieren, um unterschiedliche Perspektiven auf die neue Umgebung zu erhalten.

Vor der Migration von Daten sollten Sie beachten, was während des Prozesses übertragen wird und was nicht und wie Daten nach der Migration möglicherweise neu formatiert werden.

Je nachdem, von welchem ​​System Sie migrieren, variieren die migrierten Daten. Wenn Sie von Microsoft Exchange migrieren (die häufigste Migration), lesen Sie das Administrationshandbuch für GAMME (Google Apps Migration für Microsoft Exchange) (PDF), Seite 12-15. Im Folgenden sind einige der am häufigsten verwendeten Exchange-Funktionen aufgeführt, die während der Migration nicht übertragen werden:
  • Freigegebene Ordner - Sie können diese Funktionalität durch Google Groups ersetzen, die als Verteilerliste, Forum und mehr dienen können
  • .exe-Dateien - (die an E-Mails angehängt wurden)
  • Wichtigkeitsstufen - Mit Google können Sie Nachrichten als "wichtig" oder "nicht wichtig" markieren und einen "Prioritäts-Posteingang" erstellen, um "wichtige" E-Mails über allgemeine E-Mails zu stellen
  • Signaturen - Benutzer können E-Mail-Signaturen in ihren Google Mail-Einstellungen neu erstellen oder Administratoren können ein Drittanbieter-Tool installieren, um Signaturen im gesamten Unternehmen zu standardisieren
  • Externe freigegebene Kontakte - Um diese Funktion wiederherzustellen, müssen Sie eine Drittanbieterlösung über den Google Apps Marketplace installieren
  • Aufgaben - Ersetzen Sie diese Funktionalität durch die native Aufgabenfunktion von Google, die direkt im Posteingang angezeigt wird, oder installieren Sie eine Aufgabenverwaltungslösung eines Drittanbieters
Wenn Sie von Lotus Notes kommen, besuchen Sie den GAMLN-Leitfaden (PDF), hauptsächlich Seiten 9 bis 10, um zu bestimmen, wie verschiedene Elemente migriert werden. Im Folgenden sind verschiedene Änderungen aufgeführt, die Sie während der Migration beachten sollten:
  • E-Mail-Ordner werden in Google Mail als Beschriftungen angezeigt. Die Erstellung von Beschriftungen kann für einen Ordner fehlschlagen, wenn der Benutzer den Ordnertyp bei der ersten Verwendung in "Freigegeben" oder "Privat" geändert hat
  • Follow-up-Flags werden in Google Mail als Sterne angezeigt
  • Ungelesene Marken werden nicht migriert
  • Kalendermigration:
    • Delegierte Teilnehmer werden nicht unterstützt
    • Lotus Notes-Wochenendregeln werden nicht unterstützt

Migrieren Sie Daten zum Testen zu Google Apps

Sobald Sie die Funktionsabweichung nach der Migration notiert haben, ist es Zeit, Daten tatsächlich zu migrieren. Wie bereits erwähnt, macht das System, von dem Sie kommen, hier einen großen Unterschied. Verwenden Sie für Exchange das GAMME-Tool (oder Google Apps Sync für Microsoft Outlook (GASMO), wenn Daten lokal auf den Computern der Benutzer gespeichert sind), für Lotus Notes das GAMLN-Handbuch (PDF) und wenn Sie eine Cloud-to-Cloud durchführen Bei der Migration können Sie ein sofort einsatzbereites Produkt wie ShuttleCloud verwenden.

Beachten Sie, wie lange die Migration dauert (dies hängt von der Qualität der Verbindung ab, über die Ihr Server gehostet wird), da Sie ähnliche Migrationszeiten für die anderen Konten in Ihren Organisationen erwarten können.

Überprüfen Sie die Änderungen nach der Migration

Nachdem Ihre Daten vom lokalen System zu Google Apps migriert wurden, gehen Sie wie folgt vor, um das System zu testen (schließlich haben Sie nur eine Chance, Unterschiede zwischen den Systemen mit neuen Augen anzuzeigen):

  • Suchen Sie eine bestimmte Nachricht mithilfe der Suche in Google Mail, da Sie nicht mehr über Funktionen wie Sortieren und Filtern verfügen
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Kalender korrekt migriert wurde
  • Stellen Sie sicher, dass Kontakte ausgefüllt wurden
  • Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie Sie Ihre häufigsten Aufgaben im neuen System ausführen

Nachdem Sie tatsächlich Daten migriert, Ihr Konto eingerichtet und alle Angebote von Google Apps erkundet haben, sind Sie jetzt für die nächste Phase der Migration gut gerüstet - Mitarbeiterschulung und Änderungsmanagement. Um sich weiter auf diese Phase vorzubereiten, in der verwirrte und zögernde Mitarbeiter wahrscheinlich Dutzende von Fragen haben, können Sie Antworten zu den am häufigsten verwendeten Funktionen der Mitarbeiter und zur Umsetzung dieser Funktionen in Google Apps geben.

Weitere Hinweise zur Durchführung von Änderungsmanagement und Mitarbeiterschulungen finden Sie in Teil 3 dieser Reihe.

David Politis ist der Gründer und CEO von BetterCloud , dem Hersteller von FlashPanel , dem führenden Cloud-Management- und Sicherheitstool für Google Apps, und der Google Apps-Ressourcen-Website AsktheGooru.com . Folgen Sie ihm @ DavePolitis .

Lesen Sie auch:

  • Best Practices für Going Google: Vorbereitung
  • Google Apps-E-Mail-Migration eines Unternehmens: Teil 1
  • Google Apps-E-Mail-Migration eines Unternehmens: Teil 2

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